Contoh Soal dan Kunci Jawaban UAS/PAS PKn SMA Kelas 10 Semester Ganjil Tahun Ajaran 2022-2023

Home > Kolom Guru

Pentingnya Manajemen Kearsipan di Lembaga Pendidikan

24 Jun 2022, 14:31 WIB
Ilustrasi Kearsipan.(Ebc/Freepik)

EDUKASIBORNEO, PONTIANAK – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.

Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Definisi Kearsipan

Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan, yang juga dikenal sebagai penyimpanan catatan, adalah proses menata dan mengamankan rekaman atau catatan organisasi.

Dokumen berikut semuanya harus dipertimbangkan untuk diarsipkan oleh manajer catatan:

1. Dokumen kertas atau bentuk catatan offline lainnya

2. Dokumen digital

3. Kontrak

4. Laporan

5. Audit

6. Sertifikat

7. Elektronik mail

8. Video

Baca Juga : Kelebihan dan Kekurangan Perpustakaan Digital


Fungsi Arsip

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi Primer

Arsip yang memiliki fungsi primer artinya nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga atau instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan.

Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi Sekunder

Arsip yang memiliki fungsi primer artinya nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.

Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Kepala Dinas Arpus Provinsi, Jateng Prijo Anggoro BR menjelaskan bahwa, arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah organisasi atau sekolah, terutama arsip dinamis aktif.

Karenanya, keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga benar-benar menunjukkan peran sebagai pendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personel dalam sekolah tersebut.

“Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut,” terangnya.

Dia menjelaskan bahwa, setiap arsip mempunyai kegunaan yang berbeda-beda. Dia menunjuk contoh arsip sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan.

Yang termasuk arsip sekolah di antaranya Buku Induk Siswa yang mencatat identitas seluruh siswa secara terperinci, meliputi data siswa, orang tua, alamat siswa, pekerjaan dan penghasilan orang tua, dan sebagainya.

Contoh aktivitas kearsipan yang dilaksanakan di lembaga pendidikan, antara lain:

1. Arsip persuratan dan dokumen penting, meliputi:

- Buku agenda surat masuk/keluar dan file surat masuk atau keluar

- Kartu kendali surat

- Penyimpanan dokumen/surat-surat penting

- Surat keputusan pendirian sekolah

- Surat izin operasional lembaga pendidikan

- Sertifikat tanah lembaga pendidikan

- Surat keputusan NDS/NSS

- Surat keputusan akreditasi lembaga pendidikan

2. Penyimpanan surat berdasarkan bidang garapan, meliputi:

- Kepegawaian

- Keuangan

- Kurikulum

- Perlengkapan

- Kesiswaan atau Kemahasiswaan dan lain-lain

3. Arsip Kepegawaian, meliputi:

- File dokumen kepegawaian seluruh guru/dosen dan karyawan,

- Biodata guru/dosen dan pegawai,

- Daftar hadir guru/dosen dan pegawai,

- Rekapitulasi presentase kehadiran guru atau dosen dan pegawai.

4. Arsip Keuangan, meliputi:

- Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS)

- Daftar Gaji atau honor guru atau dosen dan pegawai

- Buku kas dana bantuan pemerintah

- Buku kas dana dari masyarakat

- SPJ belanja barang atau pengadaan barang, perawatan

- Buku catatan pembayaran uang sekolah siswa atau mahasiswa

- Kartu bukti pembayaran uang sekolah siswa atau mahasiswa

Baca Juga : Tips Menulis Esai Untuk Siswa SMA

5. Arsip Perlengkapan, meliputi:

- Buku inventaris barang

- Program pengembangan sarana dan prasarana

- Buku pencatatan keluar atau masuk barang

- Buku catatan kegiatan perawatan dan perbaikan sarana dan prasarana

6. Arsip Kurikulum, meliputi:

- Dokumen Kurikulum

- Program kerja bidang kurikulum

- Kalender pendidikan

-Program semester atau tahunan guru

- Program pembelajaran guru

- SK pembagian tugas mengajar

- Dokumen nilai setiap mata pelajaran

- Buku notulen rapat kenaikan kelas atau kelulusan

- Berita acara rapat kenaikan kelas atau kelulusan

7. Arsip Buku Peringatan atau Bimbingan Konseling, meliputi:

- Program kerja BP atau BK

- Buku catatan kasus siswa atau mahasiswa

- Buku kepribadian siswa atau mahasiswa

- Berita acara penangan kasus

8. Arsip Kesiswaan, meliputi:

- Buku induk siswa atau mahasiswa

- Buku kleper siswa atau mahasiswa

- Data siswa atau mahasiswa

- Dokumen PSB

- Dokumen penyerahan rapot atau ijazah

9. Arsip Pembinaan OSIS dan Ekstrakurikuler, meliputi:

- SK Pembina OSIS dan Ekstrakurikuler

- Susunan pengurus OSIS dan Ekstrakurikuler

- Jadwal kegiatan OSIS dan Ekstrakurikuler

- Program Kerja Pembina OSIS dan Ekstrakurikuler

- Dokumen administrasi dari setiap kegiatan

- Dokumen laporan dari setiap kegiatan

10. Arsip Hubungan Dunia Usaha/Dunia Industri, Dunia Kerja dan penelusuran tamatan, meliputi:

- Dokumen MOU antara sekolah dan DUDI

- Data DUDI yang menjadi institusi pasangan

- Data Siswa yang melaksanakan PKL/PSG di DUDI

- Jadwal Kegiatan PKL/PSG

- Dokumen foto kegiatan

- Data siswa/tamatan yang sudah bekerja

- Informasi-informasi yang berkaitan dengan permintaan tenaga kerja.

Kinerja lembaga pendidikan sebagai organisasi atau institusi dapat dilihat dari arsip yang dimiliki, pada suatu lembaga pendidikan memiliki dokumen administrasi dan akademis atau beberapa lembaga pendidikan juga mempunyai dokumen karya ilmiah, yang harus dijaga keasliannya.

Oleh karena itu, lembaga pendidikan perlu membentuk unit kerja pengelola kearsipan, merekrut tenaga pengelola atau arsiparis yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, atau menyewa jasa pengarsipan yang professional.

Karena arsip begitu sangat penting pada suatu lembaga pendidikan  maka perlu pengelolaan dengan baik sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Hal ini dimaksudkan agar dokumen-dokumen penting terpelihara dari kemungkinan hilang, rusak ataupun sulit mencarinya.

Oleh sebab itu, kearsipan di Lembaga Pendidikan khususnya sekolah perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan kinerja suatu Lembaga Pendidikan. 

Tags :
Share Berita : twitter edukasi borneo facebook edukasi borneo whatsapp edukasi borneo
Penulis : Bibiana, S.Pd (Guru SMA Negeri 2 Pontianak)
Sumber : Edukasi Borneo